Assistant au service communication F/H - Montauban - Ville de Montauban

Publiée le: 8/18/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

La Ville de Montauban recrute selon les conditions statutaires (mutation, détachement ou inscription sur liste d'aptitude) ou contrat de droit public

Assistant au service communication F/H

C1E/13/0821/000260

 

Filière: ADMINISTRATIVE

Cadre d'emploi: Rédacteurs territoriaux

Catégorie : B

 

Sous l'autorité du directeur de la communication, des relations publiques et de l'événementiel, l'assistant accompagne et facilite l'ensemble des actions de communication au sein du service. Interlocuteur des publics internes et externes, il fait l'interface entre, en interne, le directeur de la communication et les services de la collectivité et, en externe, les différents prestataires.

L'assistant assure les missions de secrétariat classique de la direction et soutient l'ensemble des agents du service.    

Missions principales :

  • Assister le directeur sur l’ensemble des tâches du quotidien, gérer, organiser et optimiser la vie quotidienne du service de communication :
    • Assurer une écoute formelle et informelle de l’organisation
    • Rédiger et mettre en forme des documents
    • Organiser les événements quotidiens du service
    • Participer à l’organisation des opérations de communication
    • Assurer l’interface avec les autres services et les publics externes
    • S’assurer de la bonne diffusion des informations émanant de la Direction de la communication
    • Gestion de la partie ressources humaines de l'équipe (planning de congés…)
    • Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
  • Suivre le budget global de la direction, s’assurer de la validation des factures et les transmettre au service adéquat :
    • Assurer la saisie des engagements de dépenses, la ventilation des bons de commande et suivre le paiement des factures
    • Maîtrise du logiciel CIRIL
  • Coordonner et mettre à jour les agendas et fichiers contacts :
    • Accueillir les rendez-vous extérieurs
    • Filtrer les appels téléphoniques
    • Organiser et mettre à jour l'agenda du Directeur
    • Mettre à jour et suivre les contrats prestataires
  • Créer, gérer et suivre les invitations et fichiers protocolaires :
    • Créer les invitations protocolaires
    • Assurer les envois numériques et postaux des invitations
    • Recenser les retours sur confirmation de présences
    • Rédiger des notes avec éléments de langage pour certains événements en lien avec les invitations envoyées
  • Gérer les dons et suivre l'état des stocks des objets promotionnels :
    • Recenser les demandes des associations pour leurs besoins en objets promotionnels
    • Assurer la distribution des dons
    • Suivre l'état des stocks
  • Assurer la gestion du planning d'affichage en lien avec le prestataire :
    • Recenser les demandes en affichage des campagnes promotionnelles d'associations ou prestataires extérieurs
    • Établir des réponses sur les créneaux attribués et s'assurer du respect technique de la procédure
    • Gérer du planning du fléchage directionnel en lien avec les événements définis
 

  • Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
  • Règles de l'expression orale et écrite de qualité
  • Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
  • Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
  • Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
  • Principes rédactionnels du compte-rendu, de la note de synthèse
  • Tableaux de bord et outils de planification et suivi

Poste ouvert aux grades des adjoints administratifs - Catégorie C

 

 

 

Date limite de dépôt de candidature : 18/09/2021