Assistant au cabinet de Monsieur le Maire F/H - Montauban - Ville de Montauban

Publiée le: 6/30/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

La Ville de Montauban recrute selon les conditions statutaires (mutation, détachement ou inscription sur liste d'aptitude) ou contrat de droit public

Assistant au cabinet de Monsieur le Maire F/H

11344

 

Filière: ADMINISTRATIVE

Cadre d'emploi: Adjoints administratifs territoriaux

Catégorie : C

 

L’assistant de direction apporte une aide permanente au Maire, en termes d'organisation personnelle, de gestion, d'information, de classement et suivi de dossiers. Le maire est le premier représentant de l'autorité municipale, il est le chef du pouvoir exécutif au niveau communal.

Vous serez placé(e) sous la responsabilité et l’autorité hiérarchique du Directeur de cabinet / Chef de cabinet.

Missions principales :

  • Assister Monsieur le Maire afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de l’agenda, organisation de déplacements, préparation de réunions, accueil ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la collectivité.
  • Prendre en charge le suivi d’événements spécifiques (organisation de réunions avec le souci permanent de convier l’ensemble des participants tant au niveau des directions que des élus, réservation de salles...).
  • Demander des notes, renseignements divers auprès des services et des directions de la collectivité.
  • Répondre au courrier adressé à Monsieur le Maire et assure un suivi régulier de ce dernier.
  • Accueillir les personnes se présentant à son bureau et les individus ayant obtenu un rendez-vous avec Monsieur le Maire de manière courtoise et agréable.
  • Vérifier le bon respect du temps consacré par Monsieur le Maire à chaque invité et n’hésite pas à intervenir dans le cadre du bon respect du timing imposé.
  • Prendre des notes sous la dictée de l’élu.
  • Assister et réaliser des missions confiées par le Cabinet du Maire.
  • Se rendre disponible pour les demandes du Cabinet du Maire.
  • Assurer un lien avec le secrétariat des élus placé sous la responsabilité du Directeur de cabinet/ Chef de cabinet.
  • Répondre aux appels téléphoniques
 

Qualités et points forts attendus :

  • Diplôme de niveau Bac ou Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion. Un complément de formation de niveau Licence est appréciable voire Master.
  • Bon niveau orthographique et syntaxique requis
  • Bon niveau en informatique/ bureautique requis
  • Savoir prioriser les missions
  • Savoir travailler en équipe
  • Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
  • Être organisé(e), gérer le stress                                                                                                                          

Spécificités :

  • Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande du Maire ou du Cabinet.
  • Très grande disponibilité vis-à-vis de Monsieur le Maire

 

 

 

Date limite de dépôt de candidature : 30/07/2021